Bukan Sekadar Berani Bicara: Cara Praktisi PR Menyampaikan Pesan dengan Jelas dan Percaya Diri

Written by Raditya Baswara Anandito

Pernahkah kalian berada dalam sebuah meeting ketika seseorang berbicara cukup panjang, tetapi setelah selesai kita justru bertanya-tanya: sebenarnya inti yang ingin disampaikan apa?

Dalam dunia public relations, situasi seperti ini bukan hanya soal gaya komunikasi. Hal ini bisa mempengaruhi bagaimana pesan dipahami dan kepercayaan dibangun. Sebab dalam PR, pesan tidak cukup hanya disusun dengan baik di atas kertas. Pada banyak kesempatan, pesan itu harus bisa dijelaskan secara langsung kepada orang lain, misalnya dalam internal discussion, presentasi kepada client, koordinasi dengan tim, briefing spokesperson, hingga sesi tanya jawab dengan jurnalis. Semua situasi itu menuntut satu hal yang sama, yaitu kemampuan menyampaikan gagasan dengan jelas.

Di sinilah public speaking menjadi peran penting bagi praktisi PR. Namun, public speaking dalam PR tidak berhenti pada keberanian berbicara di depan banyak orang. Hal ini bukan semata soal tampil percaya diri, mengatur gestur tubuh, atau terdengar meyakinkan. Lebih dari itu, diperlukan kemampuan yang tepat untuk membawa pesan agar sampai kepada audiens dengan cara yang relevan, terarah, dan tidak menimbulkan ruang salah tafsir.

Berbeda dengan public speaking secara umum yang sering dikaitkan dengan personal branding atau kemampuan individu untuk tampil menarik, public speaking dalam PR memiliki fungsi yang lebih strategis. Hal ini berkaitan dengan reputasi institusi, hubungan dengan stakeholder, pengelolaan persepsi, hingga kepercayaan publik terhadap organisasi. Public speaking yang baik dalam PR bukan tentang menjadi orang yang paling vokal di ruangan, melainkan bagaimana membuat pesan bergerak dengan jelas, percaya diri, dan memiliki tujuan.

1. Mulai dari Pesan, Bukan Penampilan

Ketika membahas public speaking, kita seringkali terlalu cepat membayangkan hal-hal yang tampak di permukaan, seperti bagaimana intonasi, gestur tubuh, atau kepercayaan diri berdampak bagi audiens. Dalam konteks PR, hal pertama yang perlu disiapkan justru bukan penampilan, melainkan pesan. Sebelum berbicara, praktisi PR perlu memahami beberapa hal mendasar: Apa pesan utama yang ingin disampaikan? Siapa audiens yang dituju? Insight apa yang ingin ditinggalkan? Dan respons seperti apa yang diharapkan setelah pesan itu diterima?

Key message berfungsi seperti kompas untuk menjaga arah komunikasi agar tetap fokus, konsisten, dan relevan. Dalam situasi yang dinamis, terutama ketika menghadapi pertanyaan yang tidak terduga, key message membantu pembicara tetap berada pada jalur utama dan tidak terlalu keluar jauh dari konteks. Tanpa key message yang jelas, pembicaraan mudah berputar sehingga audiens tidak menangkap inti pesannya. Dalam PR, hal ini cukup berisiko karena pesan yang tidak jelas dapat membuka ruang misinterpretasi.

Salah satu cara sederhana untuk menyiapkan pesan adalah dengan memahami empat hal: isu utama yang ingin dibahas, target audiens yang ingin dijangkau, bukti pendukung yang membuat pesan lebih kuat, serta dampak yang ingin ditunjukkan. Berdasarkan hal tersebut, talking points dapat disusun sebagai panduan berbicara. Dengan kata lain, pertanyaan pertama sebelum berbicara bukanlah “bagaimana agar saya terlihat meyakinkan?”, melainkan “apa yang perlu dipahami audiens setelah saya selesai berbicara?”

2. Susun Pikiran agar Pesan Mudah Diikuti

Dalam banyak kesempatan, seseorang bisa saja memahami materi yang ingin disampaikan. Namun, ketika mulai berbicara, gagasan yang semula terasa utuh di kepala justru keluar secara terpencar. Satu poin belum selesai dijelaskan, tetapi pikiran sudah bergerak ke hal lain. Audiens pun akhirnya ikut terseret dalam alur yang tidak sepenuhnya jelas.

Di titik inilah struktur berpikir menjadi penting. Dalam PR, pesan tidak cukup hanya benar secara substansi. Pesan perlu disusun agar mudah diikuti, terutama ketika kita harus menjelaskan sebuah isu, menyampaikan rekomendasi, atau merespons pertanyaan dalam waktu yang terbatas. Salah satu kerangka sederhana yang bisa digunakan adalah PREP Framework, yaitu Point, Reason, Example, dan Point. Melalui kerangka ini, pembicara memulai dari poin utama, menjelaskan alasan di baliknya, memperkuatnya dengan contoh atau data yang relevan, lalu menutup kembali dengan inti pesan yang ingin diingat audiens.

Dalam praktik komunikasi PR, pola tersebut dapat diterjemahkan menjadi alur yang lebih dekat dengan pekerjaan sehari-hari: context – key message – supporting points – closing. Konteks membantu audiens memahami gambaran besar sebelum masuk ke rekomendasi atau solusi. Apa situasi yang sedang dihadapi? Mengapa isu ini penting? Fakta apa yang perlu diketahui terlebih dahulu?

Dengan cara ini, rekomendasi yang kita sampaikan tidak terdengar sebagai pendapat yang berdiri sendiri, melainkan lahir dari proses membaca situasi. Pada akhirnya, audiens dalam komunikasi profesional tidak selalu membutuhkan seluruh detail yang kita miliki. Mereka membutuhkan arah yang terang: apa inti masalahnya, mengapa hal itu penting, dan apa yang perlu dilakukan setelahnya. Struktur yang rapi membantu pesan tidak hanya terdengar lebih meyakinkan, tetapi juga lebih mudah diingat dan ditindaklanjuti.

3. Kenali Audiens dan Utamakan Kejelasan Pesan

Public speaking dalam PR tidak bisa menggunakan satu pendekatan yang sama untuk semua audiens. Cara berbicara kepada client tentu berbeda dengan media, tim internal, komunitas, atau publik umum. Pesan inti boleh sama, tetapi cara menyampaikannya perlu disesuaikan dengan siapa yang mendengar, apa yang mereka butuhkan, dan bagaimana mereka memproses informasi.

Saat berbicara dengan client, tone yang digunakan perlu profesional, empatik, dan berorientasi pada solusi karena mereka membutuhkan konteks yang jelas, rekomendasi yang implementatif, serta alasan yang didukung oleh data atau fakta. Namun, untuk koordinasi teknis, penyampaian yang ringkas dan langsung pada inti seringkali jauh lebih efektif. Saat berkomunikasi dengan media, pendekatannya berbeda. Pesan perlu singkat, padat, objektif, dan memiliki nilai berita. Jika kita menyampaikan bahan pemberitaan, pertanyaan pentingnya adalah: apakah informasi ini newsworthy? Apakah ada angle yang menarik? Apakah pesan ini relevan dengan karakter media yang dituju?

Relevansi ini semakin penting ketika pola konsumsi informasi publik terus berubah. Pew Research Center mencatat bahwa audiens kini mengakses berita melalui berbagai platform digital, mulai dari news websites, search, social media, podcasts, hingga video. Artinya, praktisi PR tidak cukup hanya memahami pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga perlu memahami dimana audiens berada, bagaimana mereka mengonsumsi informasi, dan format penyampaian seperti apa yang paling relevan bagi mereka.

Sementara dalam komunikasi internal, tone biasanya bisa lebih terbuka, kolaboratif, dan kontekstual. Tujuannya bukan hanya menyampaikan informasi, tetapi juga menyamakan pemahaman, memberi arahan, dan membangun koordinasi. Di sinilah kemampuan membaca audiens menjadi bagian penting dari public speaking. Komunikasi yang baik bukan hanya tentang apa yang ingin kita katakan, tetapi juga tentang bagaimana pesan itu diterima oleh orang yang mendengarnya.

Karena itu, kejelasan menjadi kunci. Dalam konteks profesional, ada kalanya seseorang merasa perlu menggunakan istilah yang kompleks agar terdengar lebih pintar. Padahal, dalam PR, kemampuan menyederhanakan pesan justru seringkali menunjukkan penguasaan yang lebih kuat. Kejelasan membantu audiens menangkap pesan utama dan mengurangi risiko salah paham, terutama ketika informasi yang disampaikan dapat mempengaruhi persepsi, reputasi, atau keputusan stakeholder.

Pesan yang terlalu kompleks bisa membuat audiens kehilangan fokus. Client mungkin merasa rekomendasi yang diberikan tidak jelas. Jurnalis mungkin tidak menangkap angle pemberitaan yang menarik. Publik mungkin tidak memahami manfaat atau dampak dari pesan yang ingin disampaikan. Harvard Business Review juga menekankan bahwa clarity menjadi penting ketika berbicara kepada audiens yang belum mengerti dengan pekerjaan atau konteks kita, karena komunikasi yang jelas membantu membangun pemahaman dan kepercayaan.

Menyederhanakan pesan bukan berarti mengurangi substansi. Justru, ini adalah proses memilih informasi yang paling penting untuk disampaikan. Mulailah dari satu ide sentral, dukung dengan beberapa poin turunan, data, atau contoh yang relevan, lalu hubungkan kembali dengan dampak bagi audiens. Ada perbedaan besar antara terlihat pintar dan membuat orang paham. Terlihat pintar sering kali berpusat pada diri sendiri, bagaimana kita terdengar, istilah apa yang kita gunakan, dan seberapa kompleks cara kita menjelaskan sesuatu. Sementara membuat orang paham berpusat pada audiens, apakah pesan tersampaikan, apakah konteksnya dipahami, dan apakah mereka tahu apa yang perlu dilakukan setelahnya. Dalam PR, yang kedua jauh lebih penting.

4. Kelola Gugup dengan Persiapan

Rasa gugup adalah hal yang wajar. Bahkan dalam dunia PR, di mana komunikasi menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari, kegelisahan tetap bisa muncul. Ada rasa ketakutan salah menjelaskan, pesan tidak diterima dengan baik, maupun mendapat pertanyaan yang tidak terduga. Public speaking yang baik bukan berarti menghilangkan rasa gugup sepenuhnya, melainkan mengelolanya dengan persiapan.

Salah satu cara yang dapat membantu adalah membuat talking points, bukan menghafal script kata demi kata. Talking points memberi ruang bagi kita untuk tetap memahami arah pembicaraan tanpa terdengar terlalu kaku. Kita cukup mengingat poin-poin utama, lalu menjelaskannya dengan bahasa sendiri sesuai konteks. Latihan juga penting, terutama untuk memahami alur berpikir dan transisi antar poin. Toastmasters International, organisasi yang berfokus pada pengembangan komunikasi dan kepemimpinan, juga menekankan bahwa kemampuan seperti public speaking, active listening, menerima feedback, dan time management dapat dilatih melalui praktik yang konsisten.

Selain itu, jangan takut menggunakan jeda. Pause bukan selalu tanda seseorang tidak percaya diri. Jika ditempatkan dengan tepat, jeda justru memberi ruang untuk menarik napas, berpikir lebih jernih, dan melanjutkan pembicaraan dengan lebih tenang. Public speaking bukan lomba berbicara paling cepat. Terkadang, jeda yang tepat dapat membuat pesan terasa lebih terstruktur dan meyakinkan.

5. Dengarkan Sebelum Menjawab

Public speaking seringkali dipahami sebagai kemampuan berbicara. Padahal, dalam PR, kemampuan mendengar tidak kalah penting, karena komunikasi selalu bergerak dua arah. Dalam meeting, diskusi, media Q&A, atau presentasi client, kita tidak hanya perlu menyampaikan pesan, melainkan menangkap kebutuhan, concern, dan respons audiens. Dengan mendengarkan, kita bisa menyesuaikan jawaban secara real-time agar lebih relevan dan tepat sasaran.

Jika terlalu fokus pada apa yang ingin kita katakan, jawaban bisa terdengar terlalu rehearsed atau kurang menjawab pertanyaan. Sebaliknya, dengan mendengar secara utuh, kita bisa memahami arah pertanyaan, memberi jeda sejenak, lalu merespons dengan lebih jernih. Listening, clarity, dan confidence sebenarnya saling terhubung. Mendengarkan membantu kita memahami konteks. Pemahaman konteks membantu kita menjawab dengan lebih jelas. Kejelasan kemudian membangun kepercayaan diri. Maka, public speaking dalam PR bukan hanya soal seberapa lancar kita berbicara, tetapi juga terkait seberapa peka kita menangkap situasi sebelum menyampaikan jawaban.

Membuat Pesan Bergerak dengan Tujuan

Pada akhirnya, public speaking dalam PR bukan tentang menjadi orang yang paling lantang, ekspresif, atau dominan di ruangan, melainkan tentang membantu pesan bergerak dengan jelas, relevan, dan memiliki tujuan. Bagi praktisi PR muda, kemampuan ini tidak selalu tumbuh dari panggung besar. Hal ini bisa diasah dari kesempatan kecil seperti menyampaikan update dalam meeting, menjelaskan ide kepada tim, bertanya dalam diskusi, melakukan briefing sederhana, atau mempresentasikan rekomendasi kepada client. Setiap kesempatan berbicara adalah ruang untuk berlatih. Bukan hanya melatih intonasi atau keberanian, tetapi juga melatih cara berpikir, menyusun pesan, membaca audiens, dan mendengarkan dengan lebih peka.

Sebagai praktisi PR, kita berdiri di antara berbagai stakeholder. Kita menyampaikan pesan, tetapi juga perlu memahami apa yang sebenarnya dibutuhkan. Kita menjadi jembatan, bukan hanya pengeras suara. Maka, public speaking yang baik dalam PR adalah kemampuan untuk melihat, mendengar, memahami, lalu menyampaikan pesan dengan clarity, confidence, dan purpose agar maknanya benar-benar sampai kepada audiens yang tepat.