Banyak orang sering terjebak dengan masalah waktu yang tidak pernah cukup dengan 24 jam sehari. Padahal, setiap manusia di dunia ini mempunyai jumlah waktu yang sama dengan hal-hal utama yang harus mereka kerjakan setiap harinya. Tetapi, mengapa ada orang-orang bisa lebih produktif dan menyelesaikan banyak hal? Mereka bahkan bisa mempunyai keseimbangan waktu selain untuk bekerja, seperti untuk pekerjaan rumah, keluarga, kehidupan sosial, dan kebutuhan dirinya sendiri. 

Hal ini dikarenakan pengelolaan waktu mereka yang baik dan efektif sehingga dapat membagi-bagi waktunya agar lebih produktif. Meski sering sekali konsep pengelolaan waktu ditemukan, tetapi tidak banyak yang mempunyai kemampuan mengelola waktu yang baik.  Hal tersebut sulit sekali untuk dilakukan dan akhirnya diabaikan. Kita pun cenderung hanya fokus untuk menyelesaikan hal terpenting dan mengulur waktu untuk hal-hal kecil lain.

Untuk itu, ada baiknya sejak sekarang kita mulai mengelola waktu kita. Berikut beberapa metode untuk mengelola waktu yang bisa diikuti agar bekerja lebih produktif bahkan mempunyai waktu untuk hal lainnya. 

Sumber:  Unsplash oleh Austin Distel 

1. Hukum Pareto

Hukum Pareto sangat dikenal luas dengan aturan 80-20 yang dapat diterapkan pada kehidupan manusia. Aturan ini berasa dari penemuan ekonom Italia Vilfredo Pareto setelah mengamati perekonomian Italia. Ia menemukan fakta bahwa 80% ekonomi digerakkan hanya oleh 20% populasi. Lantas, bagaimana hukum Pareto ini bisa diterapkan untuk membuat kita lebih produktif dan efektif dalam menggunakan waktu kita?

Aturan 80-20 ini dapat kita gunakan untuk menentukan prioritas pekerjaan kita. Caranya, fokuskan 80% waktu dan perhatian kita untuk 20% pekerjaan yang menjadi prioritas dan sulit. Identifikasilah pekerjaan yang mana saja yang memerlukan proses lebih lama dan lebih sulit untuk dilakukan dan gunakanlah sebagian besar waktu untuk menyelesaikannya. Sedangkan untuk pekerjaan yang dirasa cukup mudah dilakukan dan tidak memerlukan banyak waktu, bisa dikelompokan dalam durasi waktu tertentu misalnya satu jam untuk dua sampai tiga pekerjaan.

Tanpa disadari, 20% pekerjaan yang memerlukan 80% waktu kita, merupakan 80% pencapaian yang bisa kita dapatkan. Konsep ini bukan mengajarkan hitung-hitungan, tetapi menyederhanakan cara berpikir kita untuk hal-hal yang lebih penting untuk kita dan berfokus pada hal tersebut.

2. Get Things Done (GTD)

Kebiasaan sebagian dari kita adalah mengingat dan memikirkan banyak pekerjaan dalam suatu waktu, sehingga membuat kita terlihat menjadi sangat sibuk dan kewalahan. Maka dari itu, kita perlu mengontrol hal tersebut agar lebih terencana dan teratur. Get Things Done (GTD) merupakan salah satu cara yang dicetuskan David Allen agar kita bisa menjadi lebih produktif. 

Pada teknik GTD, kita diajarkan untuk mengatur dan menyusun hal-hal yang perlu dilakukan, sehingga kita tidak melupakan tugas kita yang biasanya hanya disimpan di otak kita. Kita pun diarahkan untuk bisa lebih rinci dengan memecah suatu pekerjaan besar menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil dan menjadikan itu mungkin untuk dilakukan. GTD dilakukan dengan cara:

• Capture: menangkap ide atau hal-hal yang terpikirkan untuk dilakukan dan mencatatnya

• Clarify: mempertanyakan apa itu hal yang bisa dikerjakan? Kapan harus selesai? Apa sajah langkahnya?

• Organize: menyusun dan mengategorikan pekerjaan tersebut ke dalam sebuah daftar.

• Reflect: bayangkan sudah atau belum daftar pekerjaan tersebut menjangkau tujuan kita.

• Engage: lakukanlah!

Sumber: Socialtalent.com

3. Teknik Pomodoro

Teknik Pomodoro ditemukan Francesco Cirillo dengan berfokus dalam memberikan interval atau jarak waktu antara bekerja dan beristirahat. Pomodoro adalah bahasa Italia untuk ‘tomat’. Pada saat itu ia memberi nama sesuai dengan bentuk timer yang berada di dapur yang digunakan untuk mengukur durasi.

Konsep ini mudah sekali dilakukan, yaitu dengan memberikan durasi 25 menit, yang disebut dengan “Pomodoro”, untuk menyelasaikan pekerjaan kita tanpa distrasksi apa pun terutama gim dan media sosial. Setelah itu ambil durasi lima menit untuk beristirahat sejenak. Setelah empat interval Pomodoro, kita bisa mengambil waktu istirahat lebih lama sekitar 15-20 menit. Cirillo menunjukan pentingnya istirahat guna untuk meningkatkan mentalitas dan membuat kita lebih segar agar siap menghadapi pekerjaan selanjutnya.  

4. Do It Now

Seorang penulis tentang self-help, Steve Pavlina, menyarankan untuk mempunuai mental “lakukan sekarang” (do it now). Mental ini mendorong kita untuk sesegera mungkin melakukan yang perlu diselesaikan. Kerap kali kita sadar akan pekerjaan kita tetapi terlalu malas untuk melakukannya atau terlalu takut untuk memulai sehingga pekerjaan tersebut tertunda.

Mental ‘do it now’ ini membantu kita untuk tidak membuang-buang waktu hanya untuk memikirkannya saja tetapi langsung dikerjakan. Pengelolaan waktu ini semudah membuat keputusan (untuk dilakukan atau tidak) hanya dalam waktu 60 detik, seberapapun besar pekerjaannya. Jika tidak perlu dilakukan, maka lanjut ke pekerjaan selanjutnya. Jika perlu untuk dilakukan, maka kerjakanlah!

Sumber:  Unsplash by Jessica Lewis 

5. Do It Tomorrow

Berlawanan dengan poin sebelumnya yang mengajarkan untuk segera buat keputusan dan lakukan pekerjaan itu, seorang penulis, Mark Foster, merekomendasikan untuk “lakukan besok” (do it tomorrow). 

Pada bukunya yang berjudul “Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management”, Foster menganjurkan untuk memikirkan secara jelas pekerjaan yang bisa dikerjakan sekarang dan lakukan. Jika terpikirkan pekerjaan lain dan tidak terlalu genting, catat untuk hal yang akan dilakukan besok. Ini bisa dilakukan dengan membuat daftar yang peru dilakukan sekarang dan yang dilakukan besok.  

Keterampilan mengelola waktu merupakan hal penting untuk menjadi produktif. Kita bisa mengerjakan pekerjaan tanpa membuang waktu untuk hal-hal yang mengganggu bahkan membuat kita tidak beranjak untuk beraktivitas. Mengelola waktu juga membuat kita mempunyai kontrol atas waktu kita dan bisa membuat waktu untuk hal-hal yang penting untuk kita, termasuk beristirahat, berkehidupan sosial, dan membunyai waktu berkualitas dengan keluarga. 
 

--

Foto utama oleh Kaylah Matthews dari Unsplash