Situasi pandemi yang mengharuskan kita beradaptasi dalam setiap kegiatan termasuk bekerja dari rumah. Konsep bekerja dari rumah atau Work From Home (WFH) erat kaitannya dengan berkomunikasi secara virtual menggunakan perangkat komunikasi berbasis digital. Mudahnya akses terhadap internet dan banyaknya platform teleconference pun menjadikan rapat secara virtual lebih mudah oleh setiap karyawan.  Hal ini lantas menjadikan rapat virtual sebagai salah satu cara paling efektif dalam menjaga kualitas dan juga lancarnya pekerjaan di dalam suatu perusahaan. Tidak jarang bahwa satu pekerja memiliki jadwal rapat virtual lebih dari tiga agenda dalam satu hari. 

Akan tetapi, masih banyak karyawan yang belum menyadari etika dalam virtual meeting dan melakukan hal-hal yang cukup mengganggu. Tentunya sebagai praktisi Public Relations wajib mengetahui etika dalam rapat virtual. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh OfficeTeam tahun 2020 terhdap 1,000 pekerja di Amerika Serikat, terdapat lima hal yang paling mengganggu saat rapat virtual. Pertama adalah berbicara di waktu yang sama (37%), suara latar yang bising (24%), partisipan yang multitasking (9%), partisipan yang tidak aware akan microphone (7%) dan membuat partisipan menunggu karena ada telepon (7%). 

Berdasarkan isu tersebut maka dapat disimpulkan terdapat lima kategori individu yang melanggar etika saat rapat virtual. Apakah kamu pernah melakukan salah satu di antara lima kategori berikut? 

1. The Late Arriver: partisipan yang bergabung melewati jadwal rapat virtual sehingga mengganggu jalannya diskusi. 

2. The Noisemaker: partisipan yang lupa mematikan microphone sehingga suara mengetik terdengar dengan jelas saat orang lain berbicara

3. The Multitasker: partisipan yang kurang memperhatikan jalannya diskusi dikarenakan mengerjakan pekerjaan lain 

4. The Tech Transgressor: partisipan yang kurang memahami platform teleconference yang digunakan sehingga mengganggu jalannya diskusi 

5. The Scene Stealer: partisipan yang mendominasi jalannya diskusi dan tidak fokus terhadap agenda rapat. 

Apabila kamu pernah melakukan salah satu kesalahan tersebut, jangan berkecil hati. Kesalahan itu dapat diperbaiki dengan cara menerapkan peraturan dasar dalam rapat virtual untuk diri sendiri dan bersama tim kamu. Yuk, simak beberapa langkah yang dapat kamu terapkan bersama kolega kerja untuk meningkatkan efektivitas rapat virtual di kantor! 

1. Atur waktu rapat virtual di saat yang tepat 

Kita sering mendapati undangan rapat virtual di jam yang di luar kebiasaan sebelum era WFH. Undangan rapat virtual di jam makan siang atau bahkan di luar jam kantor. Tentunya hal ini mengaburkan batasan work life balance setiap karyawan. Usahakan melakukan rapat virtual di jam kerja karena efisiensi dan juga konsentrasi setiap anggota pun akan sangat mempengaruhi jalannya diskusi. 

2. Mulailah dan selesaikan rapat virtual tepat waktu

Tidak dapat dipungkiri bahwa rapat virtual lebih sering dilakukan dari rapat tatap muka. Hal ini dikarenakan kebutuhan komunikasi yang lebih sering dari biasanya. Sama halnya dengan memulai tepat waktu, mengakhirinya pun harus tepat waktu. Tentunya jadwal rapat virtual yang lain sudah menanti dan belum lagi pekerjaan yang harus dikerjakan. Oleh karena itu, mulailah rapat dengan membacakan agenda dan menutup dengan ringkasan dan langkah yang harus diambil. Apabila tidak cukup waktu, ajukan jadwal terpisah. 

3. Tunjuk leader di setiap rapat virtual

Ada baiknya sebelum masuk ke dalam rapat virtual untuk menunjuk satu orang untuk memimpin jalannya diskusi. Selain itu, leader berhak menunjuk satu orang untuk menjadi notulen untuk mencatat hal-hal yang diperlukan. Hal ini dilakukan untuk menghindari setiap member berbicara secara bersamaan dan efektivitas rapat virtual dari segi konten dan waktu. 

4. Jangan lupa untuk mute dan unmute

Mengaktifkan dan menonaktifkan microphone saat rapat adalah hal yang harus selalu diingat. Hal ini untuk menghindari gangguan suara atau pembicaraan yang seharusnya tidak terdengar oleh partisipan lain. Tidak jarang kita suka lupa untuk mengaktifkan microphone giliran bicara atau sebaliknya. Hal ini dapat diatasi dengan latihan di setiap rapat virtual di mana kamu menonaktifkan microphone saat ingin bicara dan mengaktifkannya ketika ingin bicara. Hal ini dapat dijadikan kebiasaan. 

Rapat virtual memang terdengar mudah dan sederhana untuk dilakukan. Akan tetapi, membangun kebiasaan baru tidaklah mudah. Yuk, kita mulai dari diri sendiri dan di dalam organisasi untuk meningkatkan efektivitas rapat virtual!