Ilustrasi foto oleh Taryn Elliott
Tidak hanya pandai berbicara, penting bagi konsultan PR untuk lihai berkomunikasi secara tertulis. Sebelum masuk ke siaran pers dan kawan-kawan, ada hal mendasar yang penting untuk dikuasai oleh konsultan PR tapi terkadang masih sering dilalaikan, yaitu penulisan e-mail. Apakah kita sudah menulis e-mail dengan benar? Mari cari tahu kesalahan saat penulisan e-mail yang krusial namun masih suka diabaikan di bawah ini:
- Tidak mengisi subjek e-mail dengan jelas
Subjek merupakan elemen yang penting saat menulis e-mail. Hindari penulisan subjek yang tidak mewakili isinya, terlalu panjang, apalagi [no subject], that’s a big no no! Bantu penerima mengerti apa yang ingin kamu sampaikan hanya dengan membaca subjek e-mailmu. Dengan begitu, kamu sudah satu langkah lebih maju menjadi pro e-mail writer!
- Menulis isi yang berbelit dan tidak jelas
Tidak hanya subjek, kamu juga harus menulis isi e-mail yang singkat dan menjelaskan. Selalu ingat bahwa isi e-mail yang panjang tidak selalu menjelaskan pesan yang ingin kamu sampaikan, jadi keep it simple and on point!
Membuat bullet points dan membagi poin pembicaraan ke dalam beberapa paragraf adalah beberapa cara untuk memudahkan penerima dalam memahami pesan yang ingin kamu sampaikan. Selain itu, jangan lupa untuk menaruh kalimat call to action saat diperlukan.
- Mengabaikan fungsi to, cc, dan bcc
Selain untuk berkomunikasi antar individu, fungsi to, cc, dan bcc sangat penting untuk membantu penerima dalam merespon e-mail. Kolom to diisi dengan alamat e-mail penerima untuk mengharapkan respon langsung, sedangkan kolom cc diisi dengan alamat e-mail rekan kerja yang perlu tahu percakapan email tanpa harus membalas.
Bukan hanya to dan cc, tetapi terdapat juga kolom bcc yang digunakan ketika kamu ingin merahasiakan alamat e-mail dari penerima lainnya, salah satunya digunakan untuk melakukan e-mail blasting. Tidak rumit, tetapi kamu perlu berhati-hati agar tidak salah saat mengirim e-mail dan dapat berakibat fatal.
Selain poin-poin di atas, masih banyak hal yang dapat kamu lakukan untuk memperbaiki penulisan e-mail, seperti menggunakan kalimat sapaan yang tepat, memerhatikan tanda baca, dan memastikan tidak ada typo.
Untuk menjadi pro e-mail writer, kamu juga tidak boleh melupakan ketentuan yang satu ini, yaitu membalas e-mail sesegera mungkin. Kita seringkali menunda-nunda untuk membalas e-mail, biasanya salah satunya karena ingin membalas setelah memiliki jawaban yang diinginkan pengirim. Nyatanya, hal tersebut adalah praktik yang tidak tepat.
Jangan fokus untuk memberikan jawaban atau solusi, tetapi utamakan membalas e-mail sehingga pengirim tahu kita sudah menerima dan mengerti pesan yang disampaikan oleh pengirim. Di Praxis sendiri, kami memiliki kebijakan untuk membalas e-mail dalam kurun waktu satu jam setelah e-mail diterima.
Hal lain yang perlu diingat adalah selalu membaca ulang e-mail yang kamu draft sebelum mengirimnya. Pastikan kamu sudah menyampaikan pesan dengan jelas dan tidak berbelit. Akan lebih baik jika kamu meminta bantuan orang lain untuk membacanya sekali lagi sebelum mengirim.
Pada akhirnya, cara kamu menulis e-mail menunjukkan profesionalisme kamu loh! Komen di bawah jika kamu punya tips menulis email yang ingin dibagikan.
