Photo by Carl Heyerdahl on Unsplash
-
Saat ini kita hidup di dunia yang serba cepat di mana waktu adalah hal yang penting. Pun kita sadar untuk bisa memanfaatkan waktu sebaik mungkin dengan menjadi produktif setiap harinya, terutama saat bekerja. Kita juga berusaha untuk menjadi efektif dengan segala keterbatasan yang ada. Apakah kamu salah satunya?
Jika iya, mungkin konsep produktif asal Jepang ini bisa dicoba, Gemba Kaizen. Kata ‘gemba’ sendiri berarti tempat kerja dan ‘kaizen’ adalah perbaikan. Sehingga, gemba kaizen adalah cara untuk memperbaiki performa di tempat kerja ke arah yang lebih baik. Konsep ini membantu kita untuk bertambah produktif tanpa memerlukan biaya yang tinggi dengan mengeliminasi hal-hal yang tidak esensial.
Banyak keuntungan dengan melakukan konsep Gemba Kaizen saat bekerja. Misalnya, membantu kita untuk menemukan peluang dalam melakukan perbaikan yang lebih baik lagi. Kita juga bisa mengukur segala perubahan atau perbaikan yang dilakukan sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif.
Untuk bisa menjadi produktif dan efektif, Gemba Kaizen memperkenalkan konsep 5S, yaitu Seiri (Sortir), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Standardisasi), dan Shitsuke (Swa-disiplin). Kelima S ini dapat dilakukan secara berurutan.
Hal pertama yang bisa dilakukan adalah menyortir atau memilah hal-hal mana saja yang masih diperlukan dan tidak diperlukan. Tidak hanya dipilah tetapi barang atau hal yang masih diperlukan tersebut harus dikategorikan. Sedangkan untuk barang yang sudah tidak diperlukan, kita bisa langsung membuangnya. Misalnya, dokumen-dokumen yang tidak terpakai lagi, yang sudah tidak ada relevansinya dengan saat ini. Tujuan dari sortir ini adalah untuk menemukan penyebab terjadinya masalah agar bisa langsung ditangani.
Setelah menyortir, selanjutnya kita harus bisa susun atau menata dengan menggolongkan hal atau benda tersebut berdasarkan fungsinya. Sehingga, ketika kita masih memerlukan hal tersebut, dengan mudah kita bisa menemukannya. Pada akhirnya kita akan efisien secara waktu. Misalnya, memberikan label nama file dengan format tertentu dan disusun ke dalam folder sesuai dengan golongannya.
Selanjutnya Seiso atau Sapu. Bukan berarti kita harus menyapu sebelum bekerja. Seisi di sini bisa berarti membersihkan atau merawat sesuatu. Proses membersihkan ini berfungsi untuk menghilangkan penyebab masalah seperti debu. Dalam bekerja penyebab masalah mungkin saja virus pada komputer yang biasa digunakan untuk bekerja. Mungkin juga file-file tidak berguna yang akhirnya membuat memori ponsel atau komputer menjadi penuh dan tidak bisa bekerja maksimal.
Setelah kita sortir, susun, dan sapu (atau bersihkan), selanjutnya kita perlu membuat sebuah standar kerja dari proses ini. Tahap ini memaksa untuk bisa melakukan seluruh proses 5S dari awal hingga akhir secara berulang dan konsisten. Proses Gemba Kaizen pada dasarnya adalah proses managemen sehingga perlu dipelihara.
Terakhir, Gemba Kaizen mengajak untuk menjadikan proses ini bagian dari kebiasaan baik. Maka dari itu, perlu sekali swa disiplin atau kesadaran diri sendiri untuk melakukannya secara berkala untuk menciptakan produktivitas dan efisiensi saat bekerja.
Kerja dengan menerapkan 5S Gemba Kaizen membuat lebih efisien dan produktif. Kita bisa mengerjakan dengan banyak hal dengan waktu yang cukup, tetapi dengan sedikit halangan untuk menyelesaikannya bahkan bisa mencapai tujuan perusahaan.
Tidak hanya di kantor tempat kita bekerja, Gemba Kaizen juga bisa diterapkan di rumah, sehingga sangat cocok untuk keadaan saat bekerja dari rumah.
