Di dunia public relations (PR) saat ini, menjalin hubungan dengan media atau melakukan media relations bukan hanya strategi untuk memastikan media ikut pada acara-acara atau mengangkat siaran pers yang dikirimkan praktisi PR atau PR consultant. Kota Jakarta memiliki banyak agensi PR atau PR Agency yang tentunya memiliki pendekatan berbeda dalam media relations yang dilakukan.
Di Praxis PR Agency, media relations merupakan sebuah seni dimana sebuah jalinan hubungan dengan media tidak hanya dibangun antara sebuah brand atau perusahaan dengan media, tetapi secara individual. Individual yang dimaksud dalam hal ini adalah antara para PR consultant dengan para jurnalis.
Bagaimana kita dapat memahami, merangkul, dan memanfaatkan hubungan ini secara lebih strategis? Samuel Wangsa, salah satu konsultan Praxis, menjelaskan sedikit mengenai media relations dalam artikelnya yang membahas konsep yang dipelajari melalui film "Cruella" yang dirilis pada tahun 2021.
Film "Cruella" memberikan gambaran apa yang terjadi jika kita berhasil membangun hubungan baik dengan jurnalis. Cruella menunjukkan pentingnya memperlakukan jurnalis sebagai teman, melihat mereka setara, dan menjaga hubungan baik secara konsisten.
Kali ini, saya akan akan membahas langkah-langkah praktis dalam membentuk dan menjaga relasi pribadi yang efektif dengan jurnalis untuk membuka jalan menuju kesuksesan dalam setiap kegiatan PR berdasarkan pengalaman saya selama ini di Praxis PR Agency.
Kita akan membahas mulai dari apa saja yang harus dilakukan sebelum, saat, dan sesudah bertemu dengan jurnalis. Sebagai bocoran sedikit, selama kurun dua tahun perjalanan saya sebagai seorang PR cosultant, desktop research merupakan satu hal penting yang harus selalu dikuasai.
Keahlian tersebut tidak hanya berguna untuk menulis siaran pers dan menyiapkan poin pembicaraan. Pada batasan tertentu, dapat menjadi alat untuk persiapan untuk bertemu dengan jurnalis, klien, mitra, dan stakeholder lainnya.
Fase pertama: Becoming a Purposeful Sherlock Holmes
Melakukan media relations personal menurut saya, seperti melakukan kencan pertama. Tidak ada salahnya untuk mengetahui lebih lanjut mengenai jurnalis yang ingin ditemui. Seperti yang sudah saya sampaikan sebelumnya, desktop research berguna untuk alat persiapan sebelum bertemu dengan stakeholders.
Mengutip Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends & Influence People; "To be interesting, be interested," karena ketertarikan dan tingginya pemahaman kita pada mereka dan apa yang menarik bagi mereka akan menciptakan ketertarikan mereka pada kita.
Mencari tahu latar belakang jurnalis yang ingin ditemui akan membantu dalam membangun alur pembicaraan yang lebih mengalir. Dengan pembicaraan yang lebih mengalir, Anda dapat menciptakan koneksi yang lebih mendalam dengan jurnalis tersebut.
Bagaimana caranya? Selain mengetahui nama dan panggilan jurnalis tersebut serta dari media mana dirinya berasal, penting juga untuk mengetahui; kanal media yang diwakili dan relevansinya, tulisan atau pemberitaan yang dirinya pernah tulis atau angkat untuk memahami sudut pandang dan minat mereka.
Apabila memungkinkan, silakan cari dan pahami riwayat pekerjaan mereka sebelumnya untuk konteks yang lebih baik. Mencari tau hobi dan kesukaan mereka juga dapat diusahakan untuk membuat percakapan lebih mengalir dan kasual.
Setelah melakukan persiapan tersebut, rencanakan pertemuan dengan hati-hati. Pilihlah lokasi yang nyaman, tidak terlalu bising, dan mudah diakses mereka. Pastikan setting tempat memungkinkan terciptanya atmosfer yang santai untuk mendiskusikan topik lebih mendalam.
Fase kedua: Check your shoes, your clothes, hair (probably), also what you’ll say
Setelah melakukan janji untuk bertemu dengan jurnalis yang bersangkutan, beberapa hal harus Anda perhatikan, mulai dari tutur kata, raut muka, hingga penampilan. Tentu, untuk bertemu jurnalis tidak perlu black tie suit atau menggunakan setelan jas bahkan batik sekalipun.
Namun, ada baiknya untuk memberikan impresi pertama yang baik, terlebih lagi jika jurnalis yang bersangkutan belum pernah kita kenal dan temui sebelumnya. Perhatian untuk para laki-laki, pakai sepatu tertutup, jangan menggunakan sendal atau sepatu terbuka.
Sesekali tidak apa untuk menyisir rambut agar tidak terlihat seperti baru bangun tidur. Jangan menggunakan kaos oblong dan celana pendek. Apabila ingin mengenakan kaos, setidaknya kenakan outer seperti jaket atau kemeja lengan panjang.
Pastikan juga Anda datang lebih awal daripada mereka untuk memberi kesan profesional. Datang lebih awal juga memberi kesempatan untuk menciptakan lingkungan yang lebih santai sebelum jurnalis tiba sambil membaca-baca artikel yang mereka pernah tulis.
Perhatikan juga informasi-informasi yang memang menarik untuk dibahas namun bersifat rahasia. Kerap kali, pelanggaran kontrak atau non disclosure agreement (NDA) terjadi ketika suasana menjadi lebih nyaman sehingga membahas hal-hal yang seharusnya off the record.
Meskipun ada topik yang mungkin menarik untuk dibahas, tapi jika itu termasuk dalam ranah kerahasiaan, sebaiknya dihindari agar tidak melanggar kontrak yang ada. Ceritakan saja kegiatan yang sudah pernah dilaksanakan atau siaran pers dan informasi media dari klien di mana Anda terlibat dan sudah pernah disebarkan sebelumnya.
Fase ketiga: Meet Up Time!
Ketika jurnalis tiba, pastikan Anda rileks dan perhatikan raut wajah Anda. Mulailah percakapan dengan bertanya kabar, bagaimana pekerjaan mereka akhir-akhir ini dan semua hal yang lebih kasual sebelum masuk membahas topik yang lebih berat. Jangan langsung lompat ke hal-hal seperti pekerjaan Anda sebelumnya, atau pencapaian klien-klien Anda.
Dale Carnegie juga mengungkapkan dalam bukunya; “a person’s toothache means more to that person than a famine in China which kills a million people.” Intinya, Dekati jurnalis lebih personal dan upayakan untuk menyapa menggunakan nama atau nama panggilan mereka, untuk mempererat hubungan.
Dengan asumsi semua berjalan dengan lancar sampai di titik ini, Anda dapat mulai membahas topik yang lebih berat. Cobalah dengan bertanya mengenai kanal mereka, ada berapa orang dalam satu tim, apa saja topik yang diliput, seperti apa alur birokrasi tulisan di media mereka.
Akan lebih baik juga untuk bertanya apa saja liputan-liputan yang berkesan bagi mereka, dan seperti apa tulisan-tulisan yang menurut mereka bagus untuk naik di kanal media mereka. Kaitkan pertanyaan-pertanyaan kalian dengan kebutuhan dan kemauan klien atau perusahaan yang kalian pegang.
Tujuannya adalah, untuk mendapatkan pendapat serta ide baru yang memang dibutuhkan juga oleh jurnalis. Jangan membangun suasana kritik dengan sendirinya apabila tidak diinisiasikan terlebih dahulu oleh jurnalis. Tidak semua orang nyaman mendengar kritik, walaupun ditujukan untuk orang atau instansi lain.
Tutup obrolan dengan mengungkapkan apresiasi atas waktu dan wawasan yang telah mereka bagikan. Sampaikan kesan positif tentang percakapan dan ungkapkan keinginan untuk berkolaborasi lebih lanjut di masa depan.
Fase keempat: Stay in the loop
Jika mereka aktif di media sosial, ikuti jurnalis yang Anda temui di platform tersebut. Selain menjaga hubungan, mengikuti mereka juga dapat membantu mengetahui kegiatan brand lain yang mungkin mengundang jurnalis terebut.
Anda juga dapat memberikan komentar atau tanggapan positif pada kegiatan mereka. Tunjukkan perhatian pada milestone atau pencapaian yang mereka raih dengan memberikan ucapan selamat atau mengirimkan pesan positif.
Tentu, ucapan ulang tahun dan hari-hari besar lainnya dalam hidup mereka juga boleh untuk disampaikan. Ucapan-ucapan tersebut akan membantu memperkuat hubungan dan menunjukkan perhatian Anda terhadap mereka.
Terus pantau kesempatan untuk bekerja sama, baik dalam hal proyek tertentu atau dalam mencakup topik yang relevan dengan minat mereka. Berikan kontribusi yang berharga saat ada peluang untuk berpartisipasi dalam artikel atau acara mereka.
Menjaga komunikasi yang teratur dan memberikan nilai tambah dalam setiap interaksi adalah kunci utama untuk mencapai kesuksesan dalam media relations. Ingatlah, tidak hanya sekadar membangun hubungan yang penting, tetapi juga kemampuan untuk memelihara dan memperkuatnya sepanjang waktu yang menentukan keberhasilan media relations kita.
Oke, Kita sudah membahas dari awal sampai akhir tentang cara mempersiapkan dan menjalankan media relations yang lebih efektif. Mulai dari perkenalan sampai mendiskusikan hal-hal yang berat, semuanya kita bahas. Ingat, ini bukan hanya seputar bertemu dan ngobrol saja, tetapi juga soal gimana kita bisa menjaga hubungan tersebut.
Kuncinya, terus stay connected dengan jurnalis, setiap interaksi akan memberi nilai tambah buat mereka. Jangan sampai kita cuma membangun lalu berhenti setelah dapat informasi menarik. Stay cool, stay real, dan terus bangun hubungan yang positif buat kita dan juga media.
Illustration by: Freepik.com
