Event virtual merupakan bentuk adaptasi yang dihadirkan oleh praktisi PR selama masa pandemi COVID-19. Sejak PSBB diberlakukan pada bulan Maret, seluruh event, baik skala kecil atau besar, dari media interview sampai konferensi pers harus diubah menjadi virtual. Waktu yang dimiliki untuk beradaptasi dengan keadaan baru ini juga tidak banyak, karena itu praktisi PR dituntut untuk memahami segala perubahan dengan cepat dan tangkas.
Event skala kecil mungkin tidak akan terlalu sulit, karena koordinasi yang dilakukan juga tidak terlalu rumit. Namun, jika kita berbicara tentang event skala besar seperti konferensi pers, akan ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan.
Hal-hal yang akan dibahas di bawah ini mungkin sudah dilakukan dalam membuat offline event, tapi dengan situasi sekarang, praktisi PR harus berikan perhatian ekstra dalam melakukan hal-hal berikut. Let’s get to it!
1. Koordinasi yang menantang
Tidak bisa dipungkiri, koordinasi secara online pasti akan lebih rumit dibanding koordinasi langsung dengan orang-orang yang terlibat dalam acara. Sesi meeting teknis seperti briefing session, technical meeting, hingga rehearsal pasti akan lebih menantang jika dilakukan secara virtual. Dalam situasi ini, kemampuan kamu dalam menyampaikan pesan dengan jelas dan cepat akan sangat diuji. Selain itu, kamu juga harus bisa menerima dan mencerna pesan tersebut dengan baik, agar miskomunikasi yang tidak perlu tidak terjadi.
Dalam membuat konferensi pers virtual, akan ada lebih banyak hal-hal kecil tambahan yang penting untuk diperhatikan dan sebelumnya tidak dibutuhkan dalam membuat event offline. Saran saya adalah untuk menaruh PIC di setiap item yang ada, sehingga koordinasi bisa menjadi lebih mulus dan bertanggung jawab. Pastikan pembagian PIC meliputi, client assistance, media management, dan event coordinator.
Di luar tantangan, satu keuntungan yang kita dapat rasakan dari koordinasi secara virtual adalah efisiensi waktu. Berdasarkan pengalaman saya, meeting koordinasi untuk konferensi pers virtual katalog digital IKEA antar vendor hanya perlu dilakukan selama maksimal dua jam tanpa perlu hadir di venue acara. Memang akan lebih rumit, tapi trust me kamu akan menyukai event virtual karena efektivitasnya.
2. Persiapan yang lebih rumit dari sebelumnya
Konferensi pers virtual membutuhkan perhatian ekstra dalam hal teknis acara. Kalau di event offline kita hanya perlu set lokasi dan panggung, di event virtual kita juga harus memperhatikan pengaturan kamera yang dibutuhkan untuk menyajikan gambar yang baik dan variatif untuk peserta atau jurnalis yang menonton.
Selain itu, sesi brief untuk pembicara sebaiknya dapat dilaksanakan maksimal satu hari sebelum acara berlangsung. Harapannya, pembicara sudah mengerti tentang poin-poin yang harus disampaikan sebelum acara dan di hari H mereka dapat fokus untuk memahami blocking, di mana mereka harus masuk atau keluar frame sesuai dengan rundown acara yg sudah ada. Untuk itu, rundown acara virtual yang diberikan ke pembicara juga harus lebih detail dari offline event. Masukkan transisi dari sesi yang satu ke yang lainnya agar keseluruhan alur acara menjadi smooth.
Kesehatan dan keselamatan team yang terlibat dalam acara juga menjadi hal yang harus diutamakan. Rapid/swab test menjadi kebutuhan yang wajib dipenuhi sebelum acara berlangsung. Jangan lupa untuk masukkan budget ini ke dalam proposal kamu.
3. Eksekusi yang mulus
Jika kamu sudah berhasil dalam dua hal di atas, eksekusi event akan menjadi lebih mudah dan mulus. Seluruh PIC yang sudah dibagi akan melakukan perannya masing-masing dan melaporkan update ke team leader.
Selain koordinasi dengan client dan crew, yang juga sudah dilakukan selama persiapan, media management merupakan hal yang harus diperhatikan pada saat eksekusi acara. Event virtual bukan berarti melupakan atau mengabaikan rekan jurnalis ya. Sebagai praktisi PR, kita harus tetap memperlakukan teman-teman jurnalis dengan baik. Pastikan kamu siap secara virtual untuk menjawab semua pertanyaan jurnalis sebelum, selama, dan setelah acara berlangsung.
Media gift juga tetap harus diberikan sebagai rasa terima kasih kita ke teman-teman jurnalis yang sudah hadir meluangkan waktu untuk mengikuti acara klien. Siapkan media gift untuk dikirimkan setelah acara selesai ke rumah masing-masing jurnalis.
Bagi kamu yang sedang merencanakan untuk membuat event virtual dalam waktu dekat ini, semoga poin-poin di atas dapat membantumu memahami langkah-langkah baru yang harus diambil baik dari segi teknis, pembicara, maupun jurnalis. Jangan lupa untuk bagikan komentar atau insight jika kamu sudah menyelenggarakan event virtual di kolom komentar.
