Kamu tahu nggak, riset oleh Radicati pada 2022 menunjukkan bahwa setiap harinya seorang pekerja rata-rata menerima 121 email per hari, lho! Selain menerima ratusan email, rata-rata kita mengirim 40 email per hari. Bergelut di bidang public relations pun mengharuskan kita untuk berkomunikasi via email. Mulai dari berkorespondensi dengan klien, berhubungan dengan key opinion leaders (KOL) dan third-party lain, hingga tentunya mengirimkan siaran pers dan pitch kepada jurnalis.
Ketika kuliah, kamu mungkin sudah mulai belajar cara menulis dan mengirim email untuk kebutuhan organisasi atau saat mengirim tugas pada dosen. Tapi, tidak ada salahnya, lho, refresh memori dan belajar lagi agar email yang kamu kirim terlihat lebih profesional. Dengan email etiquette yang baik, kamu dapat menghindari miskomunikasi, memastikan pesan tersampaikan dengan baik, meningkatkan produktivitas, serta menunjukkan kamu menghormati waktu penerima email. Hal ini berguna untuk menjaga relasi yang baik dengan orang lain sekaligus membuat kamu terlihat lebih profesional dan kredibel.
Yuk, simak beberapa tips yang harus kamu ketahui dalam etika mengirim email!
- Gunakan subject email yang jelas dan profesional
Subjek email yang baik akan membantu penerima memutuskan email mana yang harus diprioritaskan, terutama setelah kita mengetahui bahwa setiap orang menerima lebih dari 100 email per hari. Subjek email yang baik harus menggambarkan isi dan menggunakan kalimat yang singkat namun deskriptif. Idealnya, subjek email tidak lebih dari 9 kata atau 60 karakter.
Kalau kamu seorang fresh grad yang sedang melamar kerja, jangan lupa masukkan subjek email, ya. Terkadang, setiap kantor memiliki formatnya masing-masing, namun umumnya, kamu bisa menggunakan format [Posisi yang Dilamar] - [Nama Pelamar]. Subjek email lamaran kerja yang baik akan membuat penerima dengan mudah mengenali posisi apa yang kamu tuju dan siapa namamu.
Nah, bila sudah mulai berkecimpung di public relations agency impianmu, terapkan hal yang sama saat berkoordinasi dengan orang lain. Misalnya, ketika mengirimkan draft siaran pers untuk di-review oleh klien, dibandingkan “Press Release Draft - Merayakan Hari Pendidikan Nasional, Bank DBS Indonesia Tawarkan Beasiswa Kelas Coding untuk Tenaga Pendidik”, pasti akan lebih mudah untuk klienmu menavigasi emailnya dengan subjek “Press Release Draft - Hari Pendidikan Nasional 2023”. Lebih simpel dan straightforward, kan?
- Perkenalkan diri dan manfaatkan fitur signature dengan baik
Sebagai praktisi public relations, sering kali kita diharuskan menghubungi jurnalis untuk mengirimkan pitch, undangan, hingga siaran pers. Perkenalan yang baik akan menciptakan tone yang ramah sekaligus profesional di email. Hal ini menunjukkan bahwa kita menghargai waktu penerima email dan berkomitmen untuk berkomunikasi secara jelas.
Perkenalan juga digunakan untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab kita dalam perusahaan. Hal ini menjadi penting ketika kita berkomunikasi dengan kolega, klien, maupun stakeholders yang berinteraksi dengan beberapa orang dari organisasi kita.
Oleh karena itu, awali emailmu dengan beberapa informasi yang relevan seperti nama dan jabatan serta kenapa kamu menghubungi mereka. Nah, setelah berkenalan dan menyampaikan pesan inti di body email, hal yang tidak boleh kamu lupakan adalah menutup email dengan signature yang biasanya memuat nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan nomor telepon. Hal ini berguna apabila penerima email memiliki hal-hal lain yang ingin mereka diskusikan atau tanyakan.
- Pastikan emailmu singkat dan to the point
“No one wants to read a whole book in their email.”
Ketika menulis sebuah email, tempatkan dirimu di posisi penerima dan pastikan mereka tidak perlu mengeluarkan banyak effort untuk mendapatkan informasi penting dari emailmu. Bila perlu, gunakan bullet point dan subheading untuk memudahkan pembaca. Selain itu, kurangi penggunaan kata-kata filler dan pengulangan kata.
Ketika berkomunikasi tentang sebuah proyek dan kegiatan public relations, misalnya sebuah konferensi pers untuk peluncuran produk atau editorial luncheon untuk memperkenalkan direksi baru, pastikan email tersebut memiliki kesimpulan atau call-to-action yang jelas seperti menjadwalkan meeting, loop in orang lain yang terkait dan dapat melanjutkan proses komunikasi, atau menetapkan deadline atas sebuah tugas.
- Compress file yang berukuran besar
Setiap email providers seperti Gmail, Yahoo, dan Outlook memiliki batasan kapasitas akan lampiran atau attachment yang dapat kita kirimkan. Untuk memudahkan penerima, pertimbangkan untuk memadatkan (compress) dokumen, foto, dan video menjadi file yang lebih kecil. Apabila kamu harus mengirimkan beberapa lampiran sekaligus, kamu juga bisa menggabungkan seluruh file tersebut menjadi satu zip drive.
Ketika kamu ingin melampirkan video, materi presentasi, dan lain-lain bersama dengan siaran pers setelah kegiatan public relations-mu berakhir, kamu juga bisa memanfatkan platform cloud storage seperti Google Drive atau WeTransfer. Jangan lupa pastikan penerima bisa mengakses dokumen atau tautan tersebut, ya!
- Pastikan kamu sudah mencantumkan penerima email yang benar sebelum klik “Send”
Ketika sudah terkirim, kamu tidak bisa menarik kembali emailmu. Oleh karena itu, penting untuk double-check dan baca kembali email yang sudah kamu tulis secara keseluruhan. Pastikan seluruh informasi penting sudah tercantum, lampiran yang benar telah diunggah, dan subjek email sudah ditulis.
Dalam menyebarkan siaran pers ke rekan jurnalis, biasanya di dalam satu email terdapat turnkey atau kalimat pengantar, keterangan foto, siaran pers itu sendiri, boilerplate, dan signature-mu. Selain itu, kamu juga perlu melampirkan foto pendukung. Pastikan semua hal sudah lengkap sebelum kamu mulai menyebarkannya, ya!
Setelah selesai membaca kembali, masukkan alamat email orang-orang yang ingin kamu tuju. Pastikan bahwa mereka adalah orang-orang yang tepat untuk menerima informasi tersebut, terutama ketika kamu mengirimkan dokumen yang bersifat confidential.
- Pikirkan matang-matang sebelum mem-forward email
Kadangkala kita secara sembarang meneruskan kembali email yang kita terima ke orang lain karena kita berasumsi orang tersebut perlu mengetahui informasi yang sama. Namun, akan lebih bijaksana bila kamu mendalami lagi email dan informasi yang kamu terima karena siapa tahu, email tersebut memuat informasi yang sensitif atau rahasia dan tidak seharusnya dibaca orang lain.
Selain itu, ketika mem-forward sebuah email dengan percakapan back and forth yang panjang, bantulah orang selanjutnya yang akan membaca dengan merangkum hal-hal yang telah didiskusikan sebelumnya untuk memudahkan mereka. Hal ini juga berguna agar mereka dapat mengetahui dengan jelas apa yang kamu butuhkan dari mereka setelah menerima email tersebut.
- Pasang balasan otomatis ketika sedang “out-of-office”
Pernah nggak kamu berada di situasi kelimpungan karena ada stakeholder atau rekan kerja yang sedang pergi liburan dan tidak membalas emailmu? Sedangkan, kamu membutuhkan informasi penting yang mereka miliki dan mereka tidak meninggalkan emergency contact.
Untuk mencegah hal ini terjadi dan untuk memudahkan orang lain, jangan lupa pasang balasan out-of-office (OOO), ya! Ini bermanfaat agar pengirim email tahu bahwa kamu sedang tidak dapat membalas pesan dan kapan mereka dapat menerima respon darimu. Dalam notifikasi OOO-mu, ada beberapa hal yang perlu dicantumkan seperti tanggal kamu kembali aktif bekerja dan nomor kontak alternatif yang dapat mereka hubungi untuk urusan yang urgent.
Selain itu, pastikan notifikasi tersebut memuat kata “out-of-office” atau “OOO” agar orang-orang dapat langsung mengetahui balasan otomatis darimu.
Semoga tips di atas bermanfaat, ya!
